0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Использование скрытой копии в Outlook

Использование скрытой копии в Outlook

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемого сообщения автоматически отправляется копия (копия) другим людям или спискам рассылки.

Одно из сценариев, в котором это правило полезно, — это когда все участники группы отвечают на входящие сообщения электронной почты, например в центр поддержки. Когда один участник группы отвечает на сообщение, остальные участники автоматически получают копию ответа, что позволяет им оставаться в курсе дел.

Сначала вам потребуется создать копию правило, чтобы автоматически отправлять копии всех отправляемого вами сообщений электронной почты.

Это правило называется клиентом. Клиентские правила работают только на том компьютере, на котором оно создано, и только Outlook запущено. Если вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.

Создание правила

В почте на вкладке Главная в группе Переместить нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

Диалоговое окно "Правила и оповещения"

Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

Выберите "Новое правило"

В мастере правилв области Начать с пустого правилащелкните Применить правило к отправляемым письмам.

Выберите Применить правило к отправляемым письмам

Нажмите кнопкуДалее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

Появится подтверждение с уведомлением о том, что это правило будет применяться к каждому отправляемом сообщению. Нажмите Да.

Сообщение с подтверждением

В группе Шаг 1. Выберитедействия выберите , выберите поле Отправить сообщение людям или общедоступным группе.

Выбор действий

В группе Шаг 2. Изменение описания правила (щелкните подчеркивается)щелкните люди или общедоступные группы.

В диалоговом окне Адрес правила выберите имя или группу, а затем нажмите кнопку В. Повторяйте это шаг, пока все имена или группы, которые вы хотите добавить, не будут включены в поле По.

Нажмите кнопку ОК.

В мастере правил нажмитекнопку Далее, а затем еще раз нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

Имя нового правила

На шаге 2. Настройка параметров правилаустановите параметр Включить правило.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило будет работать только при проверке электронной почты в Outlook. Нажмите кнопку ОК.

Теперь при каждой отправке нового сообщения, ответа или перенаправляемого сообщения люди или группы, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщения «Ск». Вы не увидите имена людей или групп в строке «Получатель» при его формировании, но эти имена будут видеть все получатели сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Читайте так же:
Как убрать казино Вулкан со всех браузеров

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключить новое правило автоматической передачи данных в одном сообщении, не заходить в диалоговое окно Правила и оповещения, вы можете использовать функцию категории в Outlook вместе с правилом.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В почте на вкладке Главная нажмите кнопку Правила > управление & оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты выберите правило, созданное ранее, и нажмите кнопку Изменить правило.

Изменение правила

Нажмите кнопку Изменить правило Параметры.

Изменение параметров правил

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

Выбор исключений

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

Диалоговое окно «Цветовые категории»

В диалоговом окне Добавление новой категории в поле Имя введите Без автоматической копииции.

Добавить новую категорию

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Вы увидите сообщение о том, что правило действует только для клиента. Нажмите кнопку ОК.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При этом на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.

Дополнительные параметры

В диалоговом окне Свойства щелкните Категориии выберите вариант Без автоматической сжатия.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Сначала вам потребуется создать копию правило, чтобы автоматически отправлять копии всех отправляемого вами сообщений электронной почты.

Это правило называется клиентом. Клиентские правила работают только на том компьютере, на котором оно создано, и только Outlook запущено. Если вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет работать с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.

Создание правила

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.

В диалоговом окне Мастер правил в разделе Начать с пустого правила выберите пункт Проверять сообщения после отправки и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

Появится подтверждение, уведомляющее о том, что это правило будет применяться к каждому отправляемому сообщению. Нажмите кнопку Да.

На странице Шаг 1. Выберите действия установите флажок Отправить копию [отправители или список рассылки].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите людей или список рассылки.

Читайте так же:
Поиск решения EXCEL. Знакомство

В диалоговом окне Адрес для правила щелкните имя или список рассылки и нажмите кнопку Кому. Повторяйте это действие до тех пор, пока все имена или списки рассылки, которые вы хотите добавить, не будут добавлены в поле Кому.

Нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Мастер правил нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопку Далее.

На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.

Нажмите кнопку Готово.

Теперь при каждой отправке нового сообщения, ответа или сообщения, которое вы перешлете, люди или списки рассылки, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей сообщения «Получатели». Имена пользователей или списков рассылки в строке «Копия» при создании сообщения отображаться не будут, но каждый получатель сообщения будет видеть эти имена.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения, вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

На вкладке Правила для электронной почты щелкните правило, которое вы создали, нажмите кнопку Изменить и выберите пункт Изменить параметры правила.

В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.

На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].

В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.

В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Добавить категорию в поле Имя введите «Без автоматической копии».

Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.

Нажмите кнопку Готово.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

При этом на вкладке Сообщение в группе Параметры нажмите кнопку .

В диалоговом окне Параметры сообщения щелкните Категории, а затем выберите значение «Без автоматической копии».

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

Читайте так же:
Daemon Tools Lite — основные возможности программы

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Курс Microsoft Outlook: работа с почтовой системой

Microsoft Outlook — одна из наиболее распространенных программ электронной почты и организации групповой работы. На курсе слушатели научатся эффективно использовать этот мощный пакет для обмена сообщениями и организации работы в группе.

Стоимость курса

Аудитория

Пользователи персональных компьютеров.

От слушателя требуется

Основы работы с компьютером, работа в операционной системе Windows, работа с файлами. Основы работы в Интернет и с электронной почтой.

Содержание курса

Модуль 1. Общие сведения. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией

  • Первый запуск Microsoft Outlook. Понятие информационных служб, назначение различных служб
  • Элементы окна программы. Работа с «областью переходов».
  • Обзор основных отличий интерфейса от ранних версий Outlook.
  • Расширенная лента. Мгновенный поиск с помощью новой контекстной вкладки. Коллекция «Быстрые действия».
  • Использование электронной почты для эффективного обмена информацией. Представление «Беседы».
  • Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения
  • Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
  • Работа с прикреплёнными файлами. Автоизменение размера вложенных фотографий. Добавление снимков экрана.
  • Создание подписей, создание шаблонов сообщений
  • Работа с адресными книгами
  • Быстрый поиск контакта и автоподстановка адреса.
  • Создание списков рассылки.
  • Использование цифровой подписи.

Модуль 2. Организация входящей информации. Планирование персональной деятельности в календаре

  • Использование области «Избранные папки»
  • Изменение способа отображения, упорядочения, порядка сортировки и группировки сообщений. Пропуск и очистка разговоров.
  • Фильтрация содержимого папок.
  • Категории, цветовые категории.
  • Отметка сообщений к исполнению. Установка напоминаний
  • Использование «Мастера правил» для организации входящей информации.
  • Автоответчик. Автоматическая пересылка.
  • Фильтр нежелательной почты
  • Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
  • Использование календаря
  • Создание разовых и повторяющихся встреч и событий. Установка оповещений
  • Настройка параметров календаря: изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
  • Работа с несколькими календарями
  • Публикация календаря в Inernet, портале. Отправка календаря по электронной почте.
  • Передача прав на управление календарем.
  • Планирование собраний
  • Процедура планирования собрания, приглашение участников. Вид Предложения о собрании. Группы календарей.
  • Ответ на приглашение. Анализ ответов на приглашение
  • Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания

Модуль 3. Использование задач, дневника, заметок.

  • Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
  • Создание задачи на базе сообщения. Создание встречи на базе сообщения.
  • Преобразование встречи в событие.
  • Обновление задачи, выполнение задачи
  • Назначение задач
  • Понятие назначения задачи и владения задачей
  • Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
  • Рассылка отчета о состоянии задачи
  • Использование дневника
  • Автоматическая запись элементов. Создание записей в дневнике вручную
  • Использование заметок
  • Создание и редактирование заметок
  • Изменение параметров заметки
  • Пересылка заметок по электронной почте

Модуль 4. Использование контактов

  • Создание контакта. Заполнение стандартных полей. Использование информации о контакте.
  • Создание пользовательских полей br> Пересылка контактов по электронной почте
  • Использование списка контактов SharePoint. Экспресс-контакты.
  • Использование папки «Контакты» в качестве адресной книги
  • Категории контактов, использование цветовых категорий.
  • Печать адресной карточки контакта. Синхронизация контактов с мобильным телефоном и КПК.

Модуль 5. Работа с большими объемами информации. Преимущества использования Outlook совместно с Microsoft Exchange Server

  • Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция воссоздания элементов
  • Назначение категорий, работа с главным списком категорий
  • Практическое применение категорий: организация задач в проекты, личные и деловые контакты и др.
  • Сортировка, группировка, фильтрация, расширенный поиск элементов
  • Настройка панелей инструментов и панели Outlook
  • Настройка папок и представлений элементов
  • Изменение текущего представления, создание новых представлений на примере различных папок
  • Использование и настройка страницы «Outlook сегодня». Web-страницы личных папок
  • Печать различных элементов, настройка параметров печати
  • Преимущества использования Outlook совместно с Microsoft Exchange Server
  • Использование «Заместителя» (Out Of Office Assistant)
  • Установка параметров отправки сообщений. Использование глобального списка адресов
  • Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
  • Настройка разрешений для общих папок
  • Автоматическая запись действий.
  • Использование RSS каналов.
Читайте так же:
Топ 15 лучших видеоплееров на Android для просмотра фильмов

Модуль 6. Резервное копирование информации. Синхронизация с мобильными устройствами.

Заметки сисадмина о интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. Настраиваем Компьютеры/Сервера/1С/SIP-телефонию в Москве

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

В Outlook 2007 автоматическая рассылка называлась списком рассылки (анг. mailing list). В Outlook 2010 механизм автоматической рассылки значительно упростился и стал называться как «Создание и изменение Групп контактов».

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты» и жмем на «Главная». Выбираем пункт «Создать группу контактов» (рис.1)

В поле «Имя» вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов: из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть» (рис.2).

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

чтобы получатели из группы рассылки не видели адреса других членов группы, используйте скрытую копию Outlook:

Использование скрытой копии в Outlook

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите меню «Показать получателей скрытой копии» (Рис. 1).

Читайте так же:
Скачать PowerOff на русском языке

Использование скрытой копии в Outlook

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите меню «Показать получателей скрытой копии» (Рис. 1).

Скрытая копия Outlook 2007

Введите адрес и отправьте письмо получателю.

Прочтите также:
  1. александр 14.03.2013 в 12:31

Спасибо за совет

Как сделать так, что бы программа всегда по умолчанию отправляла скрытую копию, или открытую копию самому себе?
Что бы было так- нажал иконку создать сообщение, ответить переслать, и что бы каждое сообщение копировалось и снова пересылалось на почтовый ящик отправителя?

Работаем в грузоперевозках, и очень бывает нужно зафиксировать дату отправки и получения сообщений.

Ребята, ни как не сделать рассылку в аутлуке чтобы вставил группу 100 человек и каждому письмо приходило. И каждый не видел соседей. Все ручками нужно все ручками. Если былобы так просто тогда и компаний спасенных небыло которые пишут проф ПО по рассылке мил ионных писем

Спасибо, большое! уже неделю мучаюсь.)

Я когда делаю рассылку, мне нужно, чтобы получатели не видели друг-друга. Если отправлять одному человеку, а других ставить в скрытую копию, то другие видят этого единственного официального, так сказать, получателя. По-этому, чтобы никто никого не видел, я отправляю письмо себе, а всех остальных ставлю в скрытую копию. Теперь получатели видят только меня в списке и отправителя и получателя. Очень удобно и просто.

@ Сергей:
Элементарно все делается это. Нужно список получателей забить в иксель. Создать письмо в ворде. В ворде есть “Рассылка”. Через нее можно выбрать файл со списком получателей и каждому по отдельности будет отправлено письмо. При этом можно вставить “Поле слияния”. Через эти данные можно к каждому из получателей обратиться по имени допустим.

Ребята, сори, а как увидеть самому скрытых получателей, то есть я отправил рассылку нескольким получателям, теперь сам не вижу кому отправил)) очень нужно, не знаю точно кому отправил. За ранее спасибо.

@ Вася:
Можно вообще в поле “Кому” никакого адреса не ставить. А все адреса поставить в скрытую копию. тогда получатели вообще не увидят никого в получателях. я так делаю.

@ Фархат:
В отправленных найди это письмо и раскрой список получателей.

@ cashupoff:
НЕ отображает адресатов при скрытой рассылке

Прошу у Вас подскажите, меня ставят в скрытую копию один адресат, а мне эта почта не нужна. Я там уже не работаю. Как заблокировать скрытую копию не блокируя адресата?

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector