2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Блог Михаила Озорнина

Подпись в электронной почте

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов
    Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия
    Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного
    Не надо подписывать, что mike.ozornin@gmail.com — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата.
    Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так.
    Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный
    Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать.
    Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением»
    Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность
    Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел
    Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру
    Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно:
    Группа разработки систем машинного обучения
    Отдел перспективных технологий
    Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
    Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида
    http://www.aqua-mail.com».
    На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».
  1. Никакого форматирования
    Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях.
    Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов
    Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками
    Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.
Читайте так же:
Avatan Plus — новая версия необычного онлайн фоторедактора

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Для большой компании с множеством проектов:

Михаил Озорнин
Дизайнер в проекте Apple Don’t Watch

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Михаил Озорнин
Руководитель пресс-службы Apple Russia
моб: +7 999 999-99-99

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

Как подписывать письма

Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.

Где взять базу? Как сделать красивое письмо? Какие показатели смотреть? Расскажем об этом в бесплатном курсе из 16 писем. Татуировка в каждом письме!

Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.

От редакции

Правильно подписать письмо — тонкое маркетинговое ремесло. Рассказываем, как создать простую и эффектную подпись, чтобы она помогала в продажах и общении с подписчиками.

Запоминается последняя фраза — это Штирлиц вывел для себя, словно математическое доказательство. Важно, как войти в нужный разговор, но еще важнее искусство выхода из разговора.

Почтовый ящик — личное, почти интимное пространство. Если человек пускает вас к себе в почту, значит, он открыт для общения. Будьте открыты в ответ — добавьте доброжелательную и информативную подпись.

У подписи четыре основные цели:

  1. Логически завершить письмо.
  2. Дать контактные данные.
  3. Расположить к общению.
  4. Персонализировать продажи (об этом отдельно).

Кроме поставленных целей правильно оформленная подпись в электронных письмах помогает вам запомниться. Она делает общение доверительным и персональным. В идеале — стимулирует подписчика к действию.

Читайте так же:
Как мне изменить свой возраст в Discord?

О чём будем говорить в статье:

Как создать эффектную подпись для email

Редакторы, дизайнеры и UX-профи спорят о том, какой должна быть эталонная подпись. Вот несколько базовых правил:

  1. Оставьте самое важное: имя, фамилию, компанию, контакт для связи.
  2. Используйте качественное фото. Пусть вас знают в лицо.
  3. Добавьте человечности. Искреннее пожелание, краткое резюме, вежливое прощание будут к месту.
  4. Ничего лишнего. Уберите визуальный и смысловой шум.

Если говорить о дизайне подписи, нам нравятся советы, которые дают эксперты из сервиса Canva:

1. Меньше информации. Лишние ссылки, цитаты и текст захламляют подпись и делают её нечитабельной. Пользователи пропускают её как информационный шум.

Подпись Murdock краткая, простая и удобная в навигации

2. Меньше цветов. Придерживайтесь правила «чем меньше, тем лучше». Включите в подпись только 2-3 цвета.

Как вариант, можно использовать цвета из логотипа вашей компании.

Подпись Zippy Sig перекликается с цветами логотипа

3. Меньше шрифтов. Много разных шрифтов в подписи затрудняют чтение. Люди добавляют их, чтобы выделить важную информацию, но в итоге получается смысловая неразбериха. Всё равно, что музыкант, который добавляет в песню всё больше инструментов, чтобы сделать её красивее. До какого-то момента это будет работать, но если их станет слишком много, всё превратится в неразборчивый гул.

Themesforce добавляют цвета к некоторым элементам, меняют начертание шрифта, используют заглавные и строчные буквы, и всё в пределах одного шрифта

Мы не рекомендуем брать больше двух шрифтов для подписи. Но если это необходимо, то первый лучше взять для основного текста, а второй — для заголовков.

4. Постройте иерархию. Подпись электронного письма передаёт важную информацию, поэтому здесь важна иерархия.

Меняйте размер, цвет и толщину шрифта, чтобы показать читателям, что в подписи самое главное. Возможно, это имя автора или название компании. Выделите этот элемент.

В этом фрагменте подписи Themesforce имя автора письма выделено крупным жирным шрифтом. Оно привлекает внимание больше других элементов

5. Используйте иконки соцсетей. Ссылки на соцсети в конце письма дадут дополнительный трафик — те, кому неудобны письма, смогут следить за вами через другие каналы. При этом, лучше использовать иконки, а не гиперссылки — они занимают меньше места и выглядят более аккуратно.

интернет-магазин

6. Адаптируйте подпись под мобильные. По данным Litmus, 42% людей открывают электронные письма на мобильном устройстве, а не на компьютере.

Мобильные телефоны намного меньше компьютеров, поэтому убедитесь, что подпись остаётся читабельной и на маленьких экранах.

Читайте так же:
Axxon Next 4.0

Как добавить подпись электронной почты в приложение Mac Mail?

Написание своего имени в конце каждого электронного письма может немного раздражать, не говоря уже о пустой трате времени. Таким образом, у большинства почтовых клиентов есть опция подписи, позволяющая автоматически добавлять все, что вы хотите, в конец сообщения. Излишне говорить, что клиент приложения Apple Mail ничем не отличается.

Итак, как вы можете настроить подпись электронной почты на своих устройствах MacOS? Что ж, ты скоро узнаешь. Если вы еще не добавили свой адрес электронной почты, сначала вам нужно добавить свой адрес электронной почты в приложение Почта.

Как добавить подпись электронной почты на свой Mac?

  1. Добавьте подпись для учетной записи электронной почты.
  2. Использование нескольких подписей электронной почты
  3. Добавить изображение в подпись
  4. Выберите подпись электронной почты в предпочтении
  5. Выберите подпись при составлении письма
  6. Другие варианты настройки
  7. Подпись для iCloud
  8. Использование HTML-шаблонов для подписей
1. Добавление подписи в учетные записи электронной почты

Выполните действия, описанные ниже, чтобы настроить подпись электронной почты на вашем Mac.

  • Сначала запустите почтовое приложение из Dock или Launchpad.

Откройте почтовое приложение с Launchpad

  • Нажмите на опцию Mail в строке меню и войдите в раздел приложения «Настройки…». Должно появиться небольшое окно с несколькими вкладками, в котором можно изменить настройки почтового клиента.

  • Щелкните вкладку «Подпись» вверху страницы. Вы увидите три столбца и выберите предпочитаемую учетную запись электронной почты из первого столбца.

  • Затем нажмите кнопку + значок, чтобы добавить новую подпись. Во втором столбце введите имя для вашей подписи.
  • Введите новую подпись в третьем столбце.
  • А если вы хотите удалить любую подпись электронной почты из списка, просто выберите подпись и щелкните значок -.
2. Использование нескольких подписей электронной почты

Почтовое приложение позволяет иметь несколько подписей для одной учетной записи электронной почты. Вы можете создать разные подписи в разделе «На моем Mac» и перетащить подпись в нужную учетную запись электронной почты в списке. Кроме того, вы можете напрямую создавать новые подписи для отдельной учетной записи электронной почты, выбрав адрес электронной почты и щелкнув значок +.

3. Использование подписи изображения

Почтовый клиент на Mac более гибкий, чем на iPhone. В результате вы можете не только добавлять несколько текстовых подписей, но и использовать изображения. Для этого просто перетащите изображение в поле для подписи. Но не забудьте изменить размер изображения перед добавлением в поле. Вы также можете сделать разметку внутри поля для подписи.

4. Выбор подписи электронной почты в настройках

В разделе настроек почты вы можете настроить подпись по умолчанию для каждой учетной записи электронной почты. При нажатии на раскрывающийся список «Выбрать подпись» у вас есть следующие варианты:

  • Нет — нет подписи.
  • Выберите конкретную подпись для параметра по умолчанию.
  • Случайно — приложение Mail случайным образом выберет подпись из доступных опций.
  • В последовательном порядке — приложение Mail будет последовательно выбирать вашу подпись из доступных подписей, когда вы создаете, отвечаете или пересылаете электронные письма.
Читайте так же:
Решаем проблему с BSOD 0x0000008e в Windows 7
5. Выберите подпись в письмах.

Вы также можете выбрать подпись при создании нового электронного письма или при ответе и пересылке. Вернитесь в приложение «Почта» и щелкните значок «Написать новое сообщение». Либо перейдите в меню «Файл> Новое сообщение» или нажмите «Command + N», чтобы открыть новое сообщение.

Изменить подпись и размер изображения в электронной почте Mac

Здесь вы можете выбрать подпись из раскрывающегося списка и установить размер изображения подписи, если вы используете файл изображения в подписи.

6. Другие варианты подписи

Mac позволяет сохранить тип шрифта подписи таким же, как шрифт вашего электронного письма. Также не забудьте установить флажок «Поставить подпись над цитируемым текстом», чтобы добавить подпись над предыдущим текстом при ответе или пересылке электронных писем.

Почтовое приложение автоматически добавит подпись, когда вы создаете новое письмо, отвечаете или пересылаете полученное письмо.

7. Подпись для iCloud

Когда вы используете iCloud Drive, выберите опцию «iCloud» и настройте подпись электронной почты, как описано выше. Эта подпись будет доступна на других устройствах Mac, если вы используете ту же учетную запись iCloud.

8. Как использовать HTML-подпись?

Что ж, текста и изображений давно нет. Теперь вам нужно добавить к подписи значки социальных сетей и другие элементы HTML, чтобы идентифицировать себя. В приложении Почта нет параметров для вставки подписей шаблона HTML.

Для этого вам нужно использовать сторонние приложения. Перейдите в App Store на своем Mac и найдите приложения с «подписью почты в формате HTML». В зависимости от страны в App Store вы найдете несколько приложений премиум-класса. Купите приложение и создавайте шаблоны по своему усмотрению. Помните, что вам нужно разработать шаблон HTML самостоятельно. Приложение позволит вам только добавить файл подписи в библиотеку приложения Mail. Дизайн и внешний вид подписи полностью зависит от вашего HTML-кода.

Подпись электронной почты в формате HTML для Mac

Подпись электронной почты в формате HTML для Mac

Другой вариант — подписаться на приложения вне App Store, такие как WiseStamp. Он предлагает множество шаблонов подписи электронной почты на выбор и настройку. Однако вам необходимо ежемесячно подписываться, чтобы использовать приложение.

Шаблон подписи электронной почты

Шаблон подписи электронной почты

Упаковать

Настройка подписи электронной почты на вашем Mac дает много преимуществ. От публикации ссылки на ваш сайт до добавления логотипа для продвижения вашего бренда, эта простая функция придает вашим сообщениям немного индивидуальности.

Так что добавьте свое имя, ссылку, подпись или изображение в свой адрес электронной почты сегодня же. Вам просто нужно создать его один раз и использовать столько, сколько захотите.

Создание и использование подписей в письмах в приложении «Почта» на компьютере Mac

Можно создать готовый текст, называемый подписью, для включения в отправляемые сообщения. Например, можно использовать одну подпись для личной переписки, и другую — для деловой.

Читайте так же:
Не работает микрофон в Windows 10 [решение]

Панель настроек «Подписи» в приложении «Почта» с подписью, в которой есть форматированный текст и изображение.

Создание подписей

В приложении «Почта» на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

В левой колонке выберите учетную запись электронной почты, для которой хотите использовать эту подпись.

Если во время создания подписи в левой колонке было выбрано «Все подписи», то новую подпись необходимо будет перетянуть на учетную запись, перед тем как ее использовать.

Нажмите кнопку «Добавить» под средним столбцом.

В средней колонке введите имя подписи.

Имя отображается во всплывающем меню «Подпись» при написании сообщения.

Создайте подпись в правой колонке (области просмотра).

Для изменения шрифта или макета, преобразования текста в ссылки или проверки правописания используйте меню «Правка» или «Формат» в Почте. Для добавления изображения перетяните его в область просмотра.

Чтобы подпись отображалась после текста исходного сообщения, на которое Вы отвечаете или которое Вы пересылаете, снимите флажок «Помещать подпись над текстом цитаты».

Удаление подписей

В приложении «Почта» на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

Выберите подпись в среднем столбце и нажмите кнопку «Удалить» .

Если удалить подпись из списка «Все подписи», она также будет удалена из тех учетных записей, в которых она используется.

Автоматическое добавление подписи в письма

Можно автоматически добавлять подпись во все отправляемые сообщения.

В приложении «Почта» на компьютере Mac выберите пункт меню «Почта» > «Настройки», затем нажмите «Подписи».

Выберите учетную запись в левой колонке.

Нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись», затем выберите подпись.

Если для учетной записи доступны несколько подписей, их можно менять в произвольном порядке. Для этого во всплывающем меню выберите вариант «Произвольно» или «По порядку».

Чтобы прекратить автоматическое добавление подписей в свои сообщения, нажмите всплывающее меню «Выбрать подпись» и выберите вариант «Нет».

Самостоятельное добавление подписи к сообщению

В приложении «Почта» на компьютере Mac нажмите всплывающее меню «Подпись» в письме, которое Вы пишете.

Выберите нужную подпись.

Если во всплывающем меню нет ожидаемой подписи, выберите «Редактировать подписи», чтобы открыть вкладку «Подписи» в настройках Почты, и убедитесь, что в текущей учетной записи есть нужная подпись.

Удаление подписи из писем

В приложении «Почта» на компьютере Mac нажмите всплывающее меню «Подпись» в сообщении, которое Вы пишете.

В зависимости от того, как почтовый сервер получателя обрабатывает подписи, подпись может отображаться у получателя в виде вложения или изображения.

Если Вы используете iCloud Drive на Mac и других устройствах и в настройках iCloud Drive выбрано приложение «Почта», Ваши подписи обновляются автоматически и доступны на всех этих устройствах. См. Использование iCloud Drive для хранения документов.

Если Вам нужно отправить подписанный документ PDF, воспользуйтесь функцией «Разметка» в Почте, чтобы создать рукописную подпись, и вставьте ее в документ. Вы также можете использовать приложение «Просмотр» для заполнения и подписи форм PDF.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector