2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

Редакторы пакета Microsoft Office обладают различными полезными функциями. И Excel не является исключением. Одной из таких функций является группировка данных.

Назначение

Основным предназначением группировки в Excel считается структурирование документа для удобства работы с ним или его просмотра. То есть, функция нужна, чтобы максимально удобно пользоваться документом и иметь возможность выделять или просматривать отдельные его компоненты. С помощью этой функции можно:

  • настроить отображение пунктов и подпунктов в документе;
  • оптимизировать пространство документа для упрощения его редактирования;
  • скрывать временно ненужные элементы.

Возможность удобна для реализации списков и упрощения внесения данных в какие-то таблицы.

Настройки группировки

Вопреки визуальному восприятию искать данную возможность нужно не в разделе «разметка». Расположенная там группировка позволяет переносить вложения документа вместе с ячейками. Оптимальное применение этого инструмента – связка ячейки и картинки. Необходимая пользователям группировка находится по следующему пути:

Данный

    1. Вкладка «Данные».
    2. Плитка «Структура»
    3. Кнопка «Группировать».

    Группировать структуру

    Настройки

    Фактические опции группировки в указанном разделе имеют следующий вид:

    Стиль и точка отображения

    Здесь можно выставить конкретный стиль и точку отображения для сгруппированных элементов. Например, по конкретному показателю (дате) можно сгруппировать данные и отображать только этот показатель.

    Кстати, кнопка «Применить стили» позволяет изменять стиль отображения. Удобно, если нужно распределить данные, придав им не только групповое, но и визуальное различие.

    Создание группировки

    Для того чтобы сгруппировать данные в пределах листа (в пределах книги выставить эту опцию нельзя) требуется пройти по указанному выше пути, выделив какой-то параметр. Делается это следующим образом:

    1. Выделяем в документе необходимый параметр.Выделение промежутка
    2. Открыть «данные» и на плитке «Структура» нажать «Группировать».
    3. Теперь потребуется выбрать одну из необходимых опций.Выбор группировки

    Группировка по строкам

    Группируем по строкам

    В зависимости от форматирования таблицы можно добиваться разных результатов в документе. Чем сложнее таблица, тем очевиднее становится внешний вид группировки. Например, если требуется отображать дочерние подразделения конкретного крыла организации, то лучше использовать группировку по строкам. Таким образом первая строка будет отображать для начальников крупные подразделения, а вот меньшие подразделения будут доступны при разворачивании групп.

    Группировка по столбцам

    группируем по столбцам

    Она же группировка по колонкам. Позволяет проверять конкретные данные или их промежуточные значения. Например, в сгруппированной таблице предложены прибыли по кварталам. А вот за пределами осмотра (скрыто структурой) находится подробный отчёт по каждому кварталу (распределение по месяцам).

    Примечание! Для удобства структуры, не нужно выделять крайний отображаемый элемент. В показанном примере в общую единицу собраны месяца, а вот квартал сохраняется вне разметки. Адреса строк сохраняются вне зависимости от свёрнутости или развернутости структуры.

    Вложенные группы

    Пример использования

    Представляют собой обычные группы. В этом случае структура собирается по принципу снизу-вверх. То есть, сначала объединяются меньшие компоненты, а потом большие. Называют такую структуру многоуровневой группировкой. Следует визуально выделить общий параметр, который находится на верхнем уровне, а потом определить его структурные единицы. В конкретном примере это имеет вид:

    Порядок добавления единиц не важен. Главное, чтобы сохранялась развёртка верхней единицы. В конкретном примере порядок создания структуры имел вид: группировка месяцев, после которой они были свёрнуты и сгруппированы уже кварталы. Таким образом, удалось добиться условной единицы «полугодие».

    Примечание! В квартал входит 3 месяца, а в полугодие 6. При составлении таблицы для примера — это правило было нарушено. Здесь в квартал входит 4 месяца, а в полугодие 8, что является фактическим нарушением принятых норм.

    Пока есть возможность определить наименьшую структурную единицу и разобрать, в какой элемент она входит, можно изменять структуру для оптимальной работы. Проблемой будет только удаление компонентов.

    Удаление группировки

    В примере выше допущено несколько грубых ошибок. Поэтому требуется удалить группировки и исправить ошибки. Удаляются эти структурные компоненты следующим образом:

    1. Выделить необходимый диапазон.Выделение диапазона
    2. Нажать разгруппировать.
    3. Выбрать «колонны» или «строки».тип разгрупировки
    4. Повторить необходимое количество раз.

    Результат применения

    Теперь можно внести необходимые исправления и повторить процедуру объединения компонентов для отображения.

    Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

    Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

    Таблица без структуры

    На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

    Минимизированная таблица

    Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

    Таблица со структурой

    На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

    Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

    Как сгруппировать данные в Excel

    Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

    Автоматическое создание структуры в Excel

    Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

    Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

    Ручное создание структуры

    Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

    1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
    2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

    Настройка группировки

      , которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

    1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

    Создана первая группа

    1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

    Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

    При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

    Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

    Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

    Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

    Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

    Добавить комментарий Отменить ответ

    12 комментариев

    Добрый день!
    Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
    Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

    Здравствуйте, Кир.
    Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

    Добрый день!
    Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

    Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

    Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

    Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
    Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
    1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
    2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

    Exceltip

    Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

    Группировка в сводных таблицах

    Сводные таблицы Excel обладают инструментом группировки полей с различными типами данных: даты, числа и текст. К примеру, вы можете сгруппировать даты заказов по годам или месяцам, посмотреть количество протестированных учеников, набравших проходной бал. Вручную выбрать текстовые элементы в поле сводной таблицы и группировать их. Это позволит увидеть промежуточные итоги для определенного набора пунктов в сводной таблице.

    В сегодняшнем посте мы рассмотрим группировку в сводных таблицах.

    Группировка по датам

    Для группировки по датам, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами в сводной таблице. В выпадающем меню, выберите Группировать.

    группировка по датам

    В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите один или несколько пунктов из поля с шагом. Для ограничения стартовой и конечной даты, вы можете изменить их в полях Начиная с и По. Жмем ОК для закрытия диалогового окна.

    группировка по годам и месяцам

    Группировка по неделям

    Для группировки дат по неделям, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами. В выпадающем меню, выберите Группировать. В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите пункт Дни в поле С шагом и укажите количество дней 7. Если необходимо, можно изменить стартовую дату на другую. Жмем ОК.

    группировка по неделям

    Группировка числовых значений

    Для начала необходимо создать сводную таблицу, и поместить в поле строк данные, которые вы хотите сгруппировать.

    Обратите внимание, что данные по численности населения находятся в поле строк.

    сводная таблица без группировки

    Выделите поле, которое вы хотите сгруппировать, и перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группировка по полю.

    группировка по полю

    В появившемся диалоговом окне Группирование, настройте диапазон группировки и шаг. В нашем случае, мы выставили диапазон от 0 до 12000 с шагом 1000.

    группирока по выделенному полю

    В поле Значения поместите данные, которые вы хотите свести по сгруппированным данным. В нашем примере, я хочу увидеть количество регионов в каждом диапазоне численности.

    список полей сводной таблицы

    Получившаяся сводная таблица показывает частотное распределение численности населения регионов России.

    сводная таблица с группировкой

    Группировка текстовых полей

    Пункт Группировать будет недоступен из выпадающего меню, если вы щелкните правой кнопкой мыши по текстовому полю. Их необходимо группировать вручную.

    Выберите поле, которое вы хотите сгруппировать. На ленте перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группа по выделенному.

    группировка текстовых полей

    Чтобы переименовать название группы, щелкните по полю левой кнопкой мыши и в строке формул введите свое название.

    Вам также могут быть интересны следующие статьи

    Один комментарий

    Здравствуйте, помогите пожалуйста разобраться, при группировке цифровых данных группы формируются в таком виде: 0-199, 200-399, 400-599 и т.д., как сделать чтобы конец диапазона совпадал с началом? То есть было бы 0-200, 200-400, 400-600 и т.д.? Надеюсь этому есть какое-то решение..( Спасибо!

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Готовые компоненты JavaScript ускоряют процесс разработки и позволяют избежать нежелательных ошибок. Рассмотрим интерфейсный элемент для веб-приложений — JavaScript TreeGrid.

    Материал будет полезен frontend-разработчикам и начинающим JavaScript-программистам, которые занимаются разработкой бизнес-приложений и решений для работы с большим количеством данных.

    IT product manager в XBSoftware

    Что такое TreeGrid

    TreeGrid или TreeTable — это способ организации табличных данных в виде списка иерархических таблиц. Он позволяет разработчикам создавать древовидные списки, где в качестве ветвей используют целые таблицы.

    Компонент TreeTable появился в качестве ответа на UI Trees, с которым у разработчиков возникали проблемы. С одной стороны, TreeTable — это классический DataGrid, который позволяет удобно представить информацию в табличной форме. С другой — он выполняет древовидную иерархическую группировку табличных данных точно так же, как и виджет Tree.

    Не стоит путать компонент TreeTable с группировкой строк и столбцов, применяемых в DataGrid.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Этот механизм доступен в некоторых продвинутых UI-виджетах, например SpreadSheet JS, где есть группировка строк или столбцов похожая на Excel. Но TreeTable — более сложное решение, потому что группирует не только отдельные данные, но и целые массивы информации. Для просмотра такой структуры нужно отображать иерархически соподчинённые табличные данные и элементы управления.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Где и как применяют TreeGrid

    Такие интерфейсные решения востребованы в Big Data, аналитических системах и финансовой статистике.

    Ритмичность данных — ключевое преимущество компонентов TreeTable. С помощью TreeGrid появляется возможность работать с трёхмерными массивами информации.

    На конференции в Сан-Франциско разработчик и бывший сотрудник Google Дэн Даскалеску представил прототип аналитической системы, ядром которой выступал TreeGrid. Это удачный пример востребованности TreeTable в прикладных задачах с большим количеством данных.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Команда разработчиков ставила перед собой амбициозную задачу — создать инструменты для работы со сложно структурированными данными. Но компонент TreeGrid помог им решить основные задачи и закончить проект быстрее.

    Преимущества и недостатки TreeGrid

    Главный плюс TreeGrid — возможность визуализировать трёхмерные массивы данных на одном экране, без переключения на другие вкладки. К другому преимуществу TreeGrid можно отнести возможность быстрой навигации через большие объёмы данных без использования фильтров и поисковых запросов.

    Но есть и явные недостатки:

    • Пользователь может потеряться в большом количестве вложенных таблиц. Избежать этого позволяют элементы навигации и управления таблицами.
    • Большое количество данных, загруженных в браузер, серьезно нагружает клиентскую часть системы и может привести к ошибкам из-за физических ограничений.
    • Сложные таблицы с большим числом строк и столбцов будут медленно отрисовываться в браузере, поэтому стоит выбирать решения максимально оптимизированные по скорости рендеринга.
    • Нельзя построить сводную таблицу.

    Какие компоненты JavaScript TreeGrid выбрать

    Виджет Webix TreeTable

    Характеристика. Основан на компоненте DataGrid и обладает всеми его особенностями, включая мини-графики (спарклайны), поддержку буфера обмена (Clipboard), расширенные фильтры. Компонент Webix TreeTable объединяет свои функции с различными способами группировки информации, которые доступны в DataGrid: rowspan, colspan и grid grouping.

    У виджета хорошо проработан drag-n-drop отдельно для строк и столбцов, есть возможность изменять ширину всех полей и создавать вертикальные заголовки.

    Цена. Доступна бесплатная версия с открытым исходным кодом. Коммерческий пакет с дополнительными функциями и поддержкой стоит от $449.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    TreeGrid

    Характеристика. Редактируемый JavaScript TreeGrid — это компонент DHTML, который позволяет отображать и редактировать данные в сетке, таблице, дереве сетки, виде дерева или гистограмме на HTML-странице. Это быстрая сетка AJAX со множеством функций: расширенные формулы и вычисления ячеек, многоуровневые сводные таблицы Pivot, создание диаграмм Ганта, отображение и обновление пользовательских объектов JavaScript и внешних объектов, различные маски редактирования, компонент календаря. Компонент TreeGrid позволяет загружать данные в форматах XML и JSON. Виджет доступен под лицензиями Basic, Personal, Standard и Grand.

    Цена. Доступна бесплатная версия с открытым исходным кодом. Коммерческие лицензии — от $79.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    jQuery TreeTable

    Характеристика. Плагин для библиотеки JavaScript jQuery. Этот компонент отображает дерево в виде HTML-таблицы. Виджет позволяет создавать несколько столбцов для отображения дополнительной информации помимо дерева. Глубина дерева может быть неограниченной.

    Быстрая и легкая библиотека, что значительно упрощает веб-разработку. Она содержит простые в использовании API, которые поддерживает ряд браузеров.

    Цена. Бесплатная версия с открытым исходным кодом.

    Компонент DHTMLX TreeGrid

    Характеристика. Расширение компонента dhtmlxGrid, которое дополняет функциональность мощной datagrid расширяемыми строками, грамотным синтаксическим анализом XML (парсингом), рендерингом и поддержкой постраничной навигации (пагинации). Основанный на AJAX, компонент JavaScript treegrid с динамической загрузкой способен отображать неограниченное количество строк и обрабатывать большие объёмы данных. Он предоставляет конечным пользователям удобное встроенное редактирование, расширенное перетаскивание строк и столбцов, режим разделения, сортировку и раскраску столбцов, а также ряд математических формул.

    DHTMLX TreeGrid можно легко стилизовать с помощью CSS и встроенных скинов. Он доступен как часть фреймворка JavaScript UI dhtmlxSuite или как автономный компонент в рамках версии Professional.

    Цена. Доступна бесплатная версия с открытым исходным кодом. Цена на коммерческие лицензии начинается от $79.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Виджет Sencha TreeGrid

    Характеристика. У Sencha есть JavaScript фреймворк, который предоставляет ряд готовых компонентов пользовательского интерфейса для создания высоконагруженных, кроссплатформенных веб-приложений. Один из важных компонентов этой библиотеки — высокопроизводительный виджет TreeGrid. Этот компонент имеет такие функции: сортировка, фильтрация, множественные заголовки, навигация по клавиатуре, предварительная загрузка узлов с помощью одного AJAX запроса, пользовательские иконки. Sencha Ext JS доступен под лицензиями GNU GPLv3 и Commercial.

    Цена. Доступна бесплатная версия с открытым исходным кодом. Коммерческие лицензии начинаются от $1 295 .

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Сравнение виджетов JavaScript TreeTable

    Параметры по которым мы сравниваем виджеты.

    Fully editable — возможность редактировать данные на стороне клиента прямо в браузере.

    Saving current state — сохранение данных и статуса таблицы при перезагрузке браузера или разрыве сессии.

    Selection modes — наличие разнообразных методов выбора данных: мультиселект, использование мыши или клавиатуры.

    Data export — возможность экспортировать данные.

    Checkboxes — встроенная поддержка Checkboxes.

    Filtering — наличие фильтров для выбора нужных данных.

    Clipboard — поддержка буфера обмена.

    Sparklines — встроенные графики для рядов данных.

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Как видно из таблицы, некоторые разработчики пошли намного дальше и предлагают законченное UI-решение для работы с данными.

    Читать также

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяют

    Что такое JavaScript TreeGrid и где его применяютКурсы нетологии

    Программирование

    Узнать больше

    • Курсы по веб и мобильной разработке для новичков и junior-разработчиков
    • Освоите профессию разработчика с нуля или добавите в арсенал необходимый язык программирования.

    Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читайте так же:
    Настройка BIOS на материнских платах Gigabyte
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector